Przechowywanie dokumentów to jedno z najważniejszych zadań każdej firmy. Wynika to z faktu, że są one nie tylko potrzebne w bieżącej działalności i regulują wiele kwestii, ale obowiązek taki nakładają również przepisy prawa. W praktyce nie zawsze okazuje się to jednak takie proste. Nie wszyscy właściciele firm mają dostateczną wiedze na ten temat, a niekiedy nie posiadają również odpowiedniej ilości miejsca. W takiej sytuacji najlepszym rozwiązaniem jest powierzenie przechowywania dokumentów zewnętrznemu biuru rachunkowemu.
Najważniejsze kwestie prawne dotyczące przechowywania dokumentów
W większości przypadków prawo nakazuje przechowywanie dokumentów przez pięć lat. Wyjątek stanowią jedynie dokumenty związane z zatrudnianiem pracowników, na podstawie których ustalane są świadczenia emerytalne. Muszą być one dostępne aż przez pięćdziesiąt lat.
Dokumenty mogą być przechowywane w formie tradycyjnej, choć coraz popularniejszą praktyką jest ich digitalizacja. W pierwszej sytuacji trzeba pamiętać o odpowiednich warunkach przechowywania. Przystosowane do tego celu pomieszczenie musi być odpowiednio wentylowane oraz pozbawione wilgoci. Ponadto ze względu na wygodę, warto zadbać o wygodny dostęp do firmowej dokumentacji. Wszystko to sprawia, że coraz więcej firm woli powierzyć to zadanie zewnętrznym biurom księgowym, które zajmują się również prowadzeniem firmowych finansów.
Najpopularniejsze usługi biura księgowego
Biuro rachunkowe, którego przykładem jest biuro księgowe z Warszawy, świadczy różnorodne usługi dla firm. Przede wszystkim zajmuje się ono firmowymi finansami oraz sprawami pracowniczymi. Prowadzi księgę przychodów i rozchodów oraz księgi rachunkowe. Sporządza również sprawozdania finansowe i zajmuje się rozliczeniami na zasadach ryczałtu dla przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą lub spółki osobowe. Bardzo dużym ułatwieniem dla właściciel firm jest także fakt, że zewnętrzne biuro księgowe kompleksowo zajmuje się dokumentacją pracowniczą i firmową. W zakres jego usług wchodzi także przechowywanie dokumentów.
Zalety przechowywania dokumentów przez biuro rachunkowe?
Decydując się na powierzenie przechowywania dokumentów przez zewnętrzne biuro rachunkowe z Warszawy, nie trzeba tracić czasu na porządkowanie dokumentacji oraz usuwanie tej, która nie jest już potrzebna. Pracownicy biura będą na bieżąco kontrolować, które dokumenty wymagają magazynowania, a które można już usunąć z firmowych archiwów. Ponadto dzięki temu w firmowej dokumentacji będzie panował porządek, a właściciel w każdej chwili będzie mógł otrzymać od pracowników biura potrzebne w danym momencie papiery. Ostatnią kwestią jest oszczędność miejsca. W siedzibie przedsiębiorstwa nie trzeba będzie wygospodarowywać odrębnego pomieszczenia, ponieważ wszystkie dokumenty będą się znajdowały w biurze rachunkowym. Jest to zatem niezwykle wygodne rozwiązanie, które powala na oszczędność przestrzeni i czasu.